Регламент департамента

Регламент Департаментов по чрезвычайным ситуациям  областей, городов Астана, Алматы Комитета по чрезвычайным ситуациям Министерства внутренних дел Республики Казахстан

1. Общие положения

  1. Департаменты по чрезвычайным ситуациям областей, городов Астана, Алматы (далее - Департамент) являются территориальными подразделениями Комитета по чрезвычайным ситуациям Министерства внутренних дел Республики Казахстан (далее - Комитет), осуществляющими руководство в сфере гражданской защиты на территории соответствующей области, городов Астана и Алматы, за исключением республиканского, региональных аэромобильных оперативно-спасательных отрядов.
  2. Деятельность Департамента осуществляется в соответствии с Конституцией Республики Казахстан, законами Республики Казахстан «О гражданской защите», «О правоохранительной службе»,
    «О государственной службе Республики Казахстан», «Об органах внутренних дел», «О воинской службе и статусе военнослужащих», актами Президента
    и Правительства Республики Казахстан, иными правовыми актами, Положением о Департаменте и настоящим Регламентом.
  3. Положения настоящего Регламента распространяются
    на организацию работы с документами (кроме содержащих государственные секреты и сведения ограниченного распространения  с пометкой «ДСП»), независимо от вида носителя, включая электронные документы, имеющие подтверждение об определении в установленном порядке положительного результата проверки электронной цифровой подписи.
  4. Порядок организации документирования управленческой деятельности и порядок организации работы с документами несекретного характера  на бумажных и электронных носителях и документов с пометкой «ДСП» в структуре Департамента осуществляются группой документационного обеспечения.
  5. Информационно-аналитическое, организационно-управленческое
    и иное обеспечение деятельности начальника Департамента осуществляют Штабные и информационно-аналитические подразделения в рамках своих компетенций, с привлечением других подразделений Департамента
  6. Ведение секретного делопроизводства, разработка, реализация
    и контроль за осуществлением мероприятий по обеспечению режима секретности при проведении всех видов секретных работ в аппарате Департамента и его территориальных подразделениях осуществляет группа
    по защите государственных секретов (далее - ГЗГС).
  7. Представление и защита интересов Департамента в судах по поручению начальника, заместителей начальника осуществляется юридической группой либо подразделением, в чью компетенцию входят вопросы, ставшие предметом разбирательства.
  8. Правовое обеспечение деятельности, разъяснение правовых актов Департамента осуществляется юридической группой.
  9. Решение кадровых вопросов, входящих в компетенцию начальника Департамента, осуществляется в соответствии с Положением о Департаменте
    и  правовыми актами.

2. Рассмотрение входящей корреспонденции

  1. Порядок рассмотрения и прохождения корреспонденции в Департаменте осуществляется в соответствии с требованиями Законов Республики Казахстан «О порядке рассмотрения обращений физических
    и юридических лиц», «Об административных процедурах», «О языках
    в Республике Казахстан», приказа Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 144 «Об утверждении Типовых правил документирования и управления документацией в государственных
    и негосударственных организациях» (далее – Типовые правила) и настоящим Регламентом.
  2. В Департаменте регистрации подлежат все документы
    за исключением включенных в перечень согласно приложения к настоящему Регламенту. Регистрация документов осуществляется централизовано Группой документационного обеспечения (далее - ГДО). Не допускается приём и передача корреспонденции без регистрации.
  3. Делопроизводство ведется в электронном формате посредством Единой системы электронного документооборота (далее - ЕСЭДО).
  4. Входящая корреспонденция принимается Департаментом ежедневно с 9.00 до 18.00 часов, кроме субботы и воскресенья.
  5. В нерабочее время (после окончания рабочего времени, выходные
    и праздничные дни) корреспонденция  принимается оперативными дежурными Управления единой дежурно-диспетчерской службы (далее - УЕДДС) Департамента, которые регистрируют конверты (документы) в журнале учета конвертов (документов) и, не вскрывая на следующий рабочий день, передают под роспись в ГДО.
  6. Прием документов поступающих в Департамент на электронном
    и бумажном носителях осуществляет ГДО, которая проводит первичную обработку, регистрацию и направляет их на рассмотрение руководству,
    в  подразделения согласно компетенции.

Документы (ответы), поступившие на запросы структурных подразделений Департамента, направляются непосредственным адресатам без рассмотрения руководства Департамента.

  1. При поступлении документов на бумажных носителях
    из подведомственных организаций, негосударственных органов
    (не подключенных к ЕСЭДО), физических и юридических лиц, документы сканируются и регистрируются в ЕСЭДО.

          При поступлении конвертов сотрудниками ГДО перед вскрытием проверяется правильность доставки и целостность упаковки. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту. Корреспонденция, полученная в поврежденной упаковке, особенно тщательно проверяется с точки зрения полноты полученных документов и наличия механических повреждений. При обнаружении повреждения упаковки корреспонденции, неполноты полученных документов и механических повреждений сотрудниками ГДО корреспонденция не принимается.

  1. Упаковка при вскрытии уничтожается, за исключением если:

         адрес и данные отправителя, дата отправки и получения указаны только на упаковке;
полученный документ является обращением физического
и юридического лица;
документы поступили с просроченной датой исполнения.

  1. ГДО принимаются документы по ЕСЭДО. Данные документы должны быть созданы в соответствии с требованиями к ведению электронного документооборота (на бланке установленного образца соответствующего государственного органа с заполненными реквизитами, с подтверждением положительного результата проверки электронной цифровой подписи, подписанные руководством или уполномоченным лицом).

На документе проверяются наличие: даты, исходящего номера, сведения об исполнителе и краткого заголовка документа, при ответе на запрос или отчете (информации) об исполнении - ссылки на исходящий номер Департамента.
Приложения к документу нумеруются, названия приложений полностью прописываются в письме.
Письма, поступившие без подписи и адреса отправителя, рассмотрению не подлежат, но о них докладывается руководству.

  1. Зарегистрированная корреспонденция направляется  в зависимости от важности, срочности и характера вопроса на рассмотрение руководству
    в формате электронных документов с использованием ЕСЭДО в течени 30 минут с момента ее поступления, а срочная - незамедлительно.
  2. Руководством Департамента накладывается резолюция в ЕСЭДО
    по компетенции структурным подразделениям. В резолюции должно быть четко указано поручение и срок его исполнения. Ответственными исполнителями документ отрабатывается согласно резолюции своевременно
    и качественно.
  3. Директивные документы Министерства внутренних дел
    (далее - Министерство), Комитета, местных исполнительных органов (решения Коллегии и оперативных совещаний, планы, закрепления, протокола) ставятся на контроль в Штабе. Иные документы Министерства, Комитета, местных исполнительных и других вышестоящих и надзорных государственных органов ставятся на контроль в подразделении определенном согласно указанию (резолюции) руководства.
  4. Если исполнителей несколько, то основным исполнителем является сотрудник, указанный в резолюции первым. Соисполнители документа по требованию основного исполнителя в установленный им срок своевременно представляют качественную информацию. При нарушении сроков 
    и некачественном исполнении документа, соисполнители в равной мере несут ответственность.
  5. При наличии бумажных оригиналов, они вкладываются в адресные ячейки специального стеллажа ГДО с записью информации о документе
    в реестре.

Выемка корреспонденции производится не менее двух раз в день, срочной - незамедлительно. Выемку осуществляют сотрудники ответственные за делопроизводство структурных подразделений, утвержденные руководством Департамента.
24. При увольнении сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении, все дела и документы передаются им по акту приема - передачи вновь назначенному ответственному сотруднику. При уходе сотрудника в отпуск или при выезде в длительную командировку имеющиеся у него на исполнении документы передаются другому сотруднику по указанию руководителя структурного подразделения.

3. Порядок оформления исходящей корреспонденции

  1. Исходящая корреспонденция от имени Департамента
    в соответствии с пунктом 4 статьи 12 Закона Республики Казахстан
    «Об административных процедурах» подписывается начальником (либо лицом его замещающим), заместителем начальника согласно распределения обязанностей.
  2. Ответственность за идентичность документа в электронном формате и на бумажном носителе несет исполнитель. В случае допущения нарушений требований к оформлению документов на электронном
    и бумажном носителях (наличие обязательных реквизитов, правильность указания номенклатурного дела,  последовательность вложения варианта
    на государственном языке, наличие официального бланка, этапов согласования, электронной цифровой подписи и т.д.),  сотрудники ГДО имеют право возврата проекта на доработку.
  3. Необходимость приложения варианта на бумажном носителе определяется Перечнем документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел, Национальной гвардии Республики Казахстан,
    уголовно-исполнительной системы, по чрезвычайным ситуациям, учреждений и организаций системы Министерства внутренних дел Республики Казахстан,
    с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министра внутренних дел Республики Казахстан от 12 октября 2016 года № 977.
  4. При подготовке исходящей  корреспонденции следует соблюдать единообразие в написании наименований органов государственной власти
    и управления, общественных организаций, руководствуясь действующими правилами, документами.
  5. Подготовка исходящего документа заключается в разработке проекта, его согласовании и подписании. Исходящий документ  оформляется на государственном языке на бланке, при необходимости прилагается вариант на русском языке без бланка. Исключение составляет переписка по материалам административных, уголовных, а также гражданских дел, производство по которым ведется на русском языке. Для организаций,
    не подключенных к ЕСЭДО и физических и юридических лиц корреспонденция оформляется на бумажном и электронном носителях. Проекты документов на электронном и бумажном носителях должны быть идентичны. При подготовке документов на двух и более листах второй и последующие листы должны быть пронумерованы, при этом листы приложения нумеруются отдельно. Должность подписывающего на последнем листе документа прописывается полностью. Номера страниц проставляются арабскими цифрами в середине верхнего поля листа без знаков препинания и слова «страница». При создании таблиц используется программа MS Excel. В случае если документ содержит текстовую и табличную информацию, используется программа MS Word.

Если документ имеет приложение, то указывается наименование приложения полностью, количество листов, количество экземпляров и язык исполнения.
При подготовке корреспонденции необходимо соблюдать правила оформления документов и параметры страницы:
верхнее, нижнее поле - 2,5 см;
правое поле - 1,5 см;
левое поле - 2,5 см; 
шрифт "Times New Roman";
размер шрифта - 14 (в приложениях в табличной форме может быть использован шрифт меньшего размера, но не менее 10), межстрочный интервал - одинарный, абзацный отступ (отступ от первой строки) - 1,25 см., интервал между заголовком и текстом, текстом и подписью - 2 строки.
В правом верхнем углу первого листа документа указывается адресат. Строки, входящие в состав наименования должности, фамилия и инициалы адресата печатаются по левому краю, выделяются жирным шрифтом. При направлении документа должностному лицу название учреждения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.  Если документ адресуется  нескольким однородным организациям, они указываются обобщенно (например: государственные органы (по списку).
Документ не может содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большом количестве адресатов составляется лист рассылки документа, и на каждом экземпляре документа указывается один адресат.
При адресовании документа юридическому лицу указывается наименование, почтовый адрес, физическому лицу - фамилия и инициалы получателя, а затем почтовый адрес. В исходящем документе проставляется дата (указанная  сокращенно, например, 17.03.2017г.) и номер, состоящий
из индекса структурного подразделения, управления, а также порядкового номера исходящего документа (например, 29-20-6-04/145-и). В случае если письмо направляется в ответ на ходатайство или запрос, после адреса (слева) курсивом 12 шрифтом указывается ссылка на номер и дату этого документа (например, на № 101 от 09.08.2017г.).
Фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне листа документа в левом нижнем углу или на оборотной стороне последнего листа документа 12 шрифтом, курсивом.

  1. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.

Документы, исполненные на гербовых бланках, печатью не заверяются, за исключением  финансовых документов.

  1.     Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4. Бланки документов Департамента с цветным изображением Государственного Герба Республики Казахстан изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензию на соответствующий вид деятельности, в соответствии с требованиям установленными законодательными актами Республики Казахстан  (Конституционный закон Республики Казахстан от 4 июля 2007 года №258-III «О государственных символах Республике Казахстан, стандарта  СТ РК 989-2014 «Государственный Герб Республики Казахстан»).  Бланки строгой отчетности  подлежат учету, для чего в левом нижнем углу каждого экземпляра бланка документа типографским способом или нумератором проставляется его номер, а при необходимости серия. Работу по хранению, учету и выдачи бланков ведется в соответствии
    с требованиями главы 15 Типовых правил.   
  2.  Исходящие документы перед подписанием для отправки
    в Министерство, Комитет, Акиму области, Аппарат акима и Маслихат области подлежат согласованию (визированию) со Штабом и ГДО на предмет наличия
    в них ссылок на поручения и правильность их технического оформления, Группой государственного языка и информации на аутентичность текстов документа на государственном и русском языках.
  3. Сотрудник ГДО, принимающий  корреспонденцию для отправки, проверяет правильность оформления документа. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.
  4. Исходящая корреспонденция отправляется адресату в день подписания по ЕСЭДО и при наличии бумажного варианта день в день почтой
    в соответствии с реестром, заполняемым исполнителем. За заполнение реестра персональную ответственность несет исполнитель. Реестр хранится в ГДО.
  5. Если документ, направленный в другую организацию подлежит возврату, то в правом верхнем углу первого листа документа на свободном
    от текста поле проставляют штамп или делают пометку о возврате, такую
    же пометку делают в регистрационно-контрольной карточке.
  6. Электронный документ считается доставленным при получении  квитанции уведомления. Если проект электронного документа отклонен,
    то исполнитель должен совместно с ГДО выявить причину отклонения,  устранив ее и направить проект повторно.

4. Рассмотрение обращений физических и юридических лиц
и организация приема граждан

  1. Делопроизводство по обращениям физических и юридических лиц  ведется отдельно от других видов делопроизводства в порядке, установленном  законодательством Республики Казахстан.
  2. Организацию работы по приему, регистрации и контролю за исполнением обращений физических и юридических лиц (далее - обращение) осуществляет ГДО. Оригиналы обращений и сопутствующие материалы хранятся в ГДО.
  3. Обращения, направленные на рассмотрение через ЕСЭДО, портал электронного правительства или перенаправленные из других государственных органов подлежат регистрации после проверки целостности и действительности  электронной цифровой подписи. 
  4. При регистрации в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа обращения проставляется отметка о поступлении  в виде штампа
    и регистрационного номера, состоящего из буквенного индекса, начальной буквы фамилии автора/должностного лица, подписавшего обращение
    и порядкового номера:

физического лица - индекс «ЖТ» (например, ЖТ-А-124);
юридического лица - индекс «ЗТ» (например, ЗТ-Б-25);
коллективного обращения - индекс «ЖТҰ» (например, ЖТҰ-В-126);
анонимного обращения - индекс «АБМ» (например, АБМ-127).

  1. Физическому лицу или представителю физического
    и юридического лица, непосредственно обратившемуся письменно
    в Департамент, выдается талон установленной формы. Отказ в приеме обращения запрещается. 
  2. Сроки исполнения обращений регулируются в соответствии  
    с Законом Республики Казахстан «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц».  В отдельных случаях сроки рассмотрения определяются руководством Департамента, но не более сроков, предусмотренных законодательством Республики Казахстан. 
  3. Контроль за своевременным и качественным исполнением обращений, направленных в низовые подразделения Департамента возлагается на их первых руководителей.
  4. Основанием для снятия обращения с контроля  является полное
    и качественное исполнение, исчерпывающий ответ заявителю со ссылкой
    на нормативные правовые акты.
  5. В Департаменте предусмотрен ящик по приему обращений, круглосуточно доступный для физических и юридических лиц.
  6.  Руководством Департамента не реже одного раза в месяц согласно графику приема, утверждаемого начальником Департамента, проводится личный прием граждан.

Работу по организации приема ведет ГДО. Обращения, не разрешенные во время приема, излагаются в письменной форме и с ними ведется работа как
с письменным обращением.

5. Порядок прохождения внутренней корреспонденции

  1. Переписка между структурными подразделениями Департамента     ведется только в электронном виде без сопровождения на бумажном носителе.

          Прохождение внутренней корреспонденции на этапах их подготовки, оформления и исполнения должно соответствовать требованиям, предъявляемым к внешнему документообороту.

  1. При адресовании документа структурным подразделениям их наименования пишутся строчными буквами, жирным шрифтом в именительном падеже, должность лица, которому адресован документ – в дательном падеже.

          Разрешается направлять документы указывая только фамилию
и инициалы должностного лица в дательном падеже. Указываются данные исполнителя и номер телефона. При внутренней переписке бланки
не используются.
Документ на государственном языке и создаваемый аутентичный документ на русском или ином языке печатаются каждый на отдельных листах и оформляются едиными реквизитами.

  1. Руководители структурных подразделений и ответственные
    за делопроизводство ведут контроль за соблюдением требований и несут персональную ответственность за внутренний документооборот.
  2. Рапорта и заявления личного характера (отпуск, компенсация, пособие, увольнение, выезды) создаются на бумажном носителе и подлежат регистрации в ЕСЭДО. Рапорта, заявления визируются непосредственным начальником, и согласовываются с курирующими заместителями начальника. При оформлении рапортов указываются полное наименование должности
    и специального звания, как нижестоящего, так и вышестоящего руководителя или сотрудника.

Ответственность за достоверность сведений, указанных в рапортах
и заявлениях, возлагается персонально на должностных лиц их подписавших.

6. Планирование

51.    В Департаменте разрабатываются планы:

    1. работы Департамента - на год и единый на квартал;
    2. работы структурных подразделений аппарата Департамента,
      его подведомственных и территориальных подразделений - на год;
    3. работы аппаратных, оперативных совещаний, служебных командировок и проведения проверок - на квартал.

52. Разработку планов осуществляют:
1)  годового, квартального плана работы Департамента - Штаб или иное подразделение определенное начальником Департамента;
2) плана оперативных и аппаратных совещаний, плана служебных командировок, плана проведения проверок на основе представленных предложений структурных подразделений – Штаб;
3) работы структурных подразделений аппарата Департамента,
его подведомственных и территориальных подразделений - все структурные подразделения, подведомственные и территориальные подразделения по направлениям деятельности;
4) мероприятий по выполнению актов и поручений областного Акимата и Маслихата имеющих долгосрочный характер - подразделение,
в компетенцию которой входит организация их исполнения.
53. Планы утверждаются:
1) годовые до 25 декабря предшествующего года;
2) на квартал до 25 числа месяца, предшествующего планируемому периоду.
54. Планы работ структурных, подведомственных и территориальных подразделений Департамента, утверждаются до 30 декабря после утверждения годового плана Департамента - начальником, курирующим заместителем
в соответствии с распределением обязанностей между начальником Департамента и его заместителями.
55. Организация планирования включает в себя:
1) сбор, обработка и анализ информации о защите населения, объектов и территорий от чрезвычайных ситуаций, результатах выполнения планов за предыдущие периоды;
2) сбор предложений от заинтересованных подразделений;
3) подготовку проекта плана, согласование его с заинтересованными подразделений, доработку с учетом замечаний и предложений, полученных в процессе согласования;

    1. утверждение плана;
    2. доведение до исполнителей;
    3. осуществление контроля исполнения.

56. План работы Департамента формируется Рабочей группой
и Штабом или иным подразделением определенным начальником Департамента с учетом программных документов, по предложениям структурных, подведомственных и территориальных подразделений.
57.    Приказом начальника Департамента до 10 ноября предшествующего года создаётся Рабочая группа, руководителем которой назначается один
из заместителей начальника Департамента.
Рабочая группа состоит из начальников структурных, территориальных
и подведомственных подразделений Департамента. Секретарём рабочей группы назначается сотрудник Штаба.
58. Структурные, территориальные и подведомственные подразделения Департамента разрабатывают и представляют для рассмотрения Рабочей группы проекты разделов плана работы Департамента согласно закрепления
до 30 ноября.
Сформированный проект плана работы Департамента визируются заместителями начальника Департамента по курируемым направлениям
и до 10 декабря предоставляется начальнику Департамента для утверждения.
Ежегодный отчет о результатах деятельности Департамента утверждаются начальником Департамента или лицом его замещающим
с регистрацией в ЕСЭДО.
Планы направляются незамедлительно после их утверждения для исполнения заместителям начальника Департамента, структурным, территориальным и подведомственным государственным учреждениям Департамента.
59. Предложения структурных подразделений Департамента,
его подведомственных и территориальных подразделений о внесении изменений и дополнений в действующие планы Департамента согласовываются с курирующим заместителем начальника Департамента и Штабом. При этом из планов могут исключаться только те мероприятия, в проведении которых отпала необходимость (актуальность) или они были реализованы в рамках других поручений.
60. Решение об исключении мероприятий из планов работы Департамента или переносе их сроков исполнения принимается лицом утвердившим план.
Перенос планируемых мероприятий по объективным причинам допускается один раз.
61. При формировании проекта плана соблюдаются следующие требования:
1) максимальное соответствие планируемых мероприятий оперативной обстановке, результатам прогноза ее развития, а также приоритетным направлениям деятельности;
2) концентрация планируемых мероприятий на решении ключевых проблем, опережающее реагирование на негативные тенденции в оперативной обстановке;
3) планирование только реальных и конкретных мероприятий, направленных на совершенствование организаторской деятельности, усиление мер по защите населения, объектов и территорий от чрезвычайных ситуаций;
4) комплексный подход в решении планируемых задач;
5) равномерное распределение мероприятий по месяцам и кварталам;
6) результаты проверок проведенных Министерством и Комитетом.
62. Изменения сроков и процедур разработки планов работ Департамента может осуществляться на основании указаний Комитета.

7. Организация коллегиальной работы

63. В Департаменте проводятся:
1) аппаратные совещания;
2) оперативные и рабочие совещания.
64. Аппаратные совещания проводятся начальником Департамента или лицом, его заменяющим, с рассмотрением текущих вопросов, связанных
с организаторской деятельностью, принимаемыми мерами
по управленческому воздействию на подчиненные подразделения, исполнительской дисциплиной. Ведение протокола аппаратного совещания
и контроль исполнения данных поручений возлагается на Штаб, если иное не предусмотрено решением начальника Департамента.
Аппаратные совещания ведутся на государственном и русском языках. Состав участников аппаратного совещания определяется Штабом
по согласованию с начальником Департамента или лицом, его заменяющим.
Штабом готовится повестка аппаратного совещания и информация
об исполнении поручений данных на предыдущем совещании.
65. Оперативные совещания проводятся в соответствии с ежеквартальными планами проведения оперативных совещаний.
В случае необходимости могут проводиться внеочередные оперативные
и рабочие совещания, в том числе в режиме видеоконференцсвязи.
На оперативных совещаниях председательствует начальник Департамента или его заместители.
Оперативные совещания ведутся на государственном и русском языках.
Подготовку материалов на оперативное совещание обеспечивает то подразделение, на которое это возложено планом работы оперативных совещаний либо руководством Департамента. За качество материалов персональную ответственность несет руководитель подразделения.
В случае рабочей поездки (для участия в мероприятиях по ознакомлению со служебной деятельностью), а также проведения выездного оперативного совещания руководством Министерства или Комитета, материалы (программа посещения области (города), программа проведения совещания, списки приглашенных, заслушиваемых) необходимо согласовывать
со Штаб-управлением Комитета за 2 дня до выезда руководства Министерства
или Комитета.
66. По каждому вопросу, выносимому на рассмотрение оперативного совещания в соответствии с утвержденной повесткой, готовятся документы объемом не более 5 страниц машинописного текста каждый:
1) справка (содержит краткое изложение существа проблемы, анализ положения дел и сложившейся ситуации с отражением имеющихся недостатков, их причин и предложений по устранению);
2) проект протокола оперативного совещания (согласовывается с руководителями заинтересованных подразделений и визируется ими);
3) список лиц, приглашенных на оперативное совещание.
67. Состав участников оперативного совещания и повестка дня определяется председательствующим.
68. Обсуждение вопроса на заседании оперативного совещания проводится в порядке, определяемом председателем.
69. Протокол оперативного совещания по рассматриваемым вопросам принимается и подписывается председательствующими регистрируется
в течение 1-го дня.
70. Планирование, организация подготовки и проведение заседания оперативного совещания, обеспечение контроля и проверка исполнения
его протокола возлагается на подразделение - исполнителя по соответствующему вопросу. Общий контроль за исполнением осуществляет Штаб Департамента.
71. Деятельность оперативного совещания направлена на изучение существующих проблем и актуальных вопросов, принятие соответствующих управленческих решений и обеспечение контроля за их исполнением.
72. На оперативном совещании рассматриваются наиболее важные вопросы, входящие в компетенцию Департамента, обсуждают меры практического руководства подчиненными подразделениями, состояние работы по подбору, расстановке, обучению и воспитанию кадров, организаторской деятельности и исполнительской дисциплины, проекты директивных документов, программ, заслушиваются отчеты руководителей подразделений
и подведомственных государственных учреждений.
73. В необходимых случаях организуется предварительная проверка состояния дел по рассматриваемому вопросу непосредственно в аппарате Департамента, его территориальных и подведомственных государственных учреждениях.
74. Председатель оперативного совещания:
осуществляет общее руководство деятельностью оперативного совещания и председательствует на его заседаниях;
определяет состав участников оперативного совещания;
назначает дату, время и место проведения заседания оперативного совещания;
утверждает повестку дня;
рассматривает предложения о переносе сроков проведения плановых заседаний или отдельных вопросов повестки дня;
вносит изменения и дополнения в проект протокола оперативного совещания;
рассматривает и подписывает принятые на заседании решения оперативного совещания;
дает обязательные для исполнения указания членам оперативного совещания.
75. Члены оперативного совещания:
участвуют в организации заседания оперативного совещания, подготовке материалов по рассматриваемым вопросам;
предлагают внесение изменений и дополнений в проект решения оперативного совещания;
осуществляют контроль за реализацией поручений, при необходимости вносят предложения председателю о включении в повестку предстоящего заседания оперативного совещания внеплановых вопросов по курируемым вопросам, направлениям работы и организуют контроль за обеспечением подготовки соответствующих материалов.
76. Работа оперативного совещания организуется в соответствии с планом, проект которого составляется Штабом на квартал (с учетом плана работы Департамента) и утверждается начальником Департамента.
В случае необходимости, на заседаниях оперативного совещания могут рассматриваться внеплановые вопросы, время и порядок рассмотрения которых определяются председателем совещания.
77. Заседания оперативного совещания могут быть открытые, закрытые, расширенные и выездные. Они могут проводиться в селекторном режиме с участием территориальных подразделений и подведомственных государственных учреждений Департамента.
78 Основанием для включения в план работы оперативного совещания являются:
постановления, распоряжения, указания и программные документы вышестоящих государственных органов;
приказы, указания Министра внутренних дел Республики Казахстан и его заместителей, председателя Комитета и его заместителей;
предложения структурных подразделений аппарата Департамента, его подведомственных и территориальных подразделений, согласованные с курирующими заместителями начальника Департамента;
ранее принятые решения оперативного совещания Министерства, Комитета, Департамента;
план работы и другие планы Департамента, утвержденные начальником.
79.   Внесение каких-либо изменений в планы работы оперативного совещания производится Штабом только по указанию начальника.
80.   Подготовку материалов на заседания оперативного совещания обеспечивает подразделение, на которое это возложено планом работы оперативных совещаний либо начальником Департамента.
Материалы, подготовленные к совещанию, перед внесением
на рассмотрение руководства согласовываются Штабом.

  1. Материалы на расширенное заседание оперативного совещания по итогам работы подготавливаются Штабом совместно с подразделениями,
    в том числе повестка и порядок проведения заседания, список лиц приглашенных на заседание, проект протокола.
  2. Персональную ответственность за качество представляемых материалов несут первый руководитель подразделения и курирующий заместитель начальника Департамента.
  3. Подготовленные материалы за 5 дней до установленной даты заседания оперативного совещания представляются в Штаб для оценки их полноты и качества.
  4. Оповещение участников заседания оперативного совещания о дате, времени, месте, особых условиях заседания осуществляет
    подразделение - исполнитель. Явку приглашенных на заседание также обеспечивает подразделение - исполнитель.
  5. Отделом (отделением) технической службы и оповещения Департамента осуществляется установка необходимых средств связи, микрофонов в зале заседания, а также аудиозапись хода заседания, при необходимости - обеспечивается проведение заседания в селекторном режиме.
  6. Участникам заседания оперативного совещания не разрешается проносить в зал заседания звукозаписывающие устройства, а также
    кино-, видео- и фотоаппаратуру и средства связи.
  7. Доработку протокола (решения) с учетом предложений и замечаний, высказанных на заседании, осуществляет подразделение -исполнитель в однодневный срок. Доработанный проект протокола (решения) оперативного совещания визируется заместителями начальника и Штабом.

На основании протокола подразделением - исполнителем проводившим совещание разрабатывается проект резолюции,  где указываются ответственные исполнители (соисполнители) и сроки исполнения пунктов протокола.
Проект резолюции согласовываются со Штабом и председателем совещания.
По средствам ЕСЭДО протокол (решение) направляется на подпись председателю совещания.
Протокол (решение) оперативного совещания регистрируется ГДО
в ЕСЭДО и рассылается согласно визы руководства.
Подлинники протоколов (решений) оперативных совещаний передаются на хранение в Штаб.

  1. Протокол (решение) оперативного совещания становится обязательным для исполнения всеми подразделениями (в том числе находящихся в оперативном подчинении) с момента
    его подписания и регистрации.
  2. Подразделениями Департамента и подведомственными ему государственными учреждениями ежеквартально к 5 числу месяца, следующего за отчетным периодом, в Штаб представляется обобщенная информация
    об исполнении протоколов (решений) оперативного совещания, которая
    в обязательном порядке подлежит регистрации.
  3. Контроль за исполнением протоколов (решений) оперативного совещания осуществляется Штабом и (или) ответственными подразделениями, если иное не предусмотрено конкретным протоколом.
  4. Контроль за исполнением мероприятий оперативного совещания предусматривает:

систематическую (промежуточную) и окончательную (по истечении установленного срока) проверку хода выполнения конкретных поручений оперативного совещания в аппарате Департамента, его территориальных и подведомственных государственных учреждениях, в том числе в ходе проведения контрольно-проверочных мероприятий;
обобщение поступающей информации, связанной с исполнением мероприятий протокола оперативного совещания, ее анализ и оценку эффективности;
обсуждение на совещаниях хода выполнения протокола оперативного совещания в части, касающейся деятельности конкретного структурного подразделения Департамента;
рецензирование планов работы подразделений Департамента в части наличия в них мероприятий, направленных на реализацию протоколов оперативного совещания;
отчеты подразделений Департамента о ходе реализации решений (протоколов) оперативного совещания.

  1. Снятие с контроля пункта протокола (решения) оперативного совещания производится после представления исполнителями председателю совещания информации (служебной записки) о реализации мероприятий, предусмотренных протоколами оперативных совещаний.

8. Информационно-аналитическая работа

  1. Информационно-аналитическая работа в Департаменте осуществляется информационно-аналитическим отделом, а также структурными подразделениями по соответствующим направлениям деятельности и предусматривает:

1) разработку совместно с заинтересованными структурными подразделениями Департамента, территориальными подразделениями государственных органов и местных исполнительных органов (далее - МИО) мероприятий, направленных на развитие территориальной подсистемы гражданской защиты, в рамках документов Системы государственного планирования в Республике Казахстан;
2) подготовку информационных материалов о ходе реализации
в Департаменте мероприятий, предусмотренных поручениями Главы Государства, государственными, отраслевыми программами и другими программными документами (программа развития территорий, программа развития моногорода, агломерации, региональные схемы развития территории), соглашений, меморандумов, договоров, решений МИО;
3) обеспечение руководства Министерства, Комитета, Департамента
и МИО информацией по проблемным вопросам регионов(а) о состоянии развития инфраструктуры противодействия чрезвычайным ситуациям природного и техногенного характера;
4) формирование информационных материалов по направлениям деятельности в формате инфографики;
5) ведение Государственного учета чрезвычайных ситуаций природного
и техногенного характера, а также подготовку ежемесячной
обзорно-аналитической информации о тенденциях развития и динамике чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, происшедших на территории для обеспечения Министерства, Комитета, а также дальнейшее ее размещение на информационных ресурсах;
6) сбор, обработку и формирование оперативной служебной информации по направлениям деятельности(в соответствии с установленными сроками);
7) сверку сведений на местах по соответствующим направлениям;
8) оценку эффективности деятельности структурных подразделений;
9) участие в согласовании нормативных правовых актов, нормативной
и технической документации по вопросам создания, использования и развития информационных систем, банков и баз данных, оперативных и ведомственных учетов, применяемых в деятельности Департамента;
10) мониторинг используемых информационных систем, баз данных.

  1. Информация формируется в виде:
  2. учетных данных, характеризующих состояние обстановки в сфере гражданской защиты на территории области;

2) сведений о силах и средствах органов гражданской защиты, результатах их оперативно-служебной деятельности, состоянии дисциплины и законности;
3) информационно-аналитических и справочных материалов органов гражданской защиты и иных правоохранительных органов;
4) материалов инспектирования подразделений гражданской защиты;
5) материалов научных исследований, в том числе по изучению общественного мнения, о состоянии Государственной системы гражданской защиты;
6) обращений физических и юридических лиц в органы гражданской защиты;
7) материалов средств массовой информации по вопросам гражданской защиты;
8) отечественной и зарубежной литературы по гражданской защите.

  1. Предметом анализа являются:
  2. оперативные данные (оперативная информация УЕДДС);

2) статистические данные Управления по правовой статистике и специальным учетам, областной прокуратуры;
3) отчеты и информационные материалы структурных подразделений по отдельным вопросам оперативно-служебной деятельности;
4) справки о результатах инспектирования и проверок структурных подразделений аппарата Департамента, его подведомственных и территориальных органов гражданской защиты;
5) статистические и информационные материалы по вопросам социально-экономического развития области, обеспечения защиты населения,
объектов и территорий от чрезвычайных ситуаций;
6) публикации и сообщения средств массовой информации по пропаганде знаний в сфере гражданской защиты;
7) аналитические материалы вышестоящих государственных органов;
8) эффективность деятельности органов гражданской защиты
(Комитет, территориальные подразделения и государственные учреждения, находящиеся в ведении Комитета);
9) факты чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, происшедших на территории Республики Казахстан;
10) состояние и развитие межведомственного и межлинейного взаимодействия с центральными и местными исполнительными органами
по обеспечению защиты населения, объектов и территорий от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера;
11) состояние и развитие системы наземного и космического мониторинга (служб наблюдения, прогноза, контроля, в том числе сейсмологических) в области чрезвычайных ситуаций природного
и техногенного характера;
12) проведенные аварийно-спасательные работы, спасательные операции;
13) состояние готовности и развитие профессиональных аварийно-спасательных служб и формирований и авиации Комитета для ликвидации чрезвычайных ситуаций;
14) состояние системы гражданской обороны в городе (области);
15) состояние пожарной безопасности в городе (области);
16) осуществление государственного контроля в области пожарной безопасности;
17) оперативно-служебная деятельность подразделений;
18) претензионно-исковая деятельность Департамента;
19) состояние и развитие системы связи и оповещения населения
и органов управления;
20) состояние подготовки, переподготовки и повышения квалификации специалистов для органов гражданской защиты Республики Казахстан;
21) состояние и развитие международного сотрудничества в области гражданской защиты;
22) информационно-справочные карточки чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, а также аварийно-спасательных служб          и формирований, подразделений государственной противопожарной службы         и авиации;
23) функционирование информационных систем.

  1. По поручению вышестоящих государственных и надзорных органов, а также в зависимости от складывающейся оперативной обстановки
    в Департаменте осуществляются следующие основные виды комплексного анализа:

1) анализ за отчетный период (месяц, квартал, полугодие, год), при котором выявляются возникающие в оперативной обстановке отклонения от сложившихся тенденций в состоянии системы гражданской защиты, динамике и видов чрезвычайных ситуаций, на его основе готовятся аналитические документы о состоянии государственной системы гражданской защиты и результатах деятельности по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций, информации в инстанции, разрабатываются планы мероприятий;
2) эффективность работы органов гражданской защиты - на его основе готовятся аналитические документы о состоянии защищенности территорий, объектов, населения от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера и результатах проводимых профилактических, превентивных мероприятий по предупреждению чрезвычайных ситуаций;
3) анализ за длительный период (более года), основное назначение которого выявить тенденции, возникновения и роста чрезвычайных ситуаций характерные в области и эффективности деятельности органов гражданской защиты (с целью использования полученных выводов при разработке комплексных и целевых программ в области гражданской защиты);
4) внеочередной анализ, представляющий собой разновидность анализа за отчетный период, осуществляемый по итогам нескольких месяцев при резком осложнении оперативной обстановки;
5) анализ, предназначенный для изучения отдельных проблем и вопросов организации пожарной безопасности, гражданской обороны, предупреждения
и ликвидации чрезвычайных ситуаций на территории области;
6) сравнительный анализ, проводимый в целях выявления причин существенных различий в конечных результатах оперативно-служебной деятельности двух и более подразделений Департамента, работающих в схожих условиях.

9. Порядок подготовки и оформления правовых актов Департамента

  1. Основными видами правовых актов Департамента являются приказы начальника Департамента или лица, на которое официально возложено исполнение обязанностей начальника Департамента
    (далее - приказы).
  2. Организационные и административно-распорядительные решения Департамента оформляются приказами начальника Департамента,
    в территориальных подразделениях и подведомственных государственных учреждениях приказами их руководителей.

Приказ должен отвечать следующим требованиям:
1) не должен противоречить Конституции, законодательству и правовым актам вышестоящих государственных органов;
2) его структура обеспечивает исчерпывающее раскрытие предмета,
а содержание - единообразное понимание и применение;
3) в нем четко излагается содержание намеченных мер, исчерпывающе определен круг лиц, на которых он распространяется и которые несут ответственность за их реализацию в установленные сроки;
4) приказы, требующие реализации на нижестоящих уровнях управления, должны содержать конкретные поручения подразделениям
и должностным лицам по их выполнению.

  1. Приказ должен содержать следующие реквизиты:

1) наименование правового акта;
2) заголовок, обозначающий предмет рассмотрения;
3) место и дату принятия;
4) подпись (подписи) лица (лиц), уполномоченного (уполномоченных) подписывать соответствующий акт;
5) печать Департамента (при необходимости).

  1. Приказы, противоречащие Конституции и законодательству, являются недействительными с момента принятия.
  2. Проекты приказов разрабатываются и принимаются на государственном и русском языках на бланках.

Днем подписания приказов (за исключением приказов о присвоении специальных и воинских званий, увольнений) о назначении, перемещении, предоставлении отпусков по личному составу определить - четверг, в случае выпадения на праздничный день подписание приказов производится накануне.

  1. Проекты приказов направляются на юридическую экспертизу
    в юридическую группу, после чего согласовываются с другими структурными подразделениями Департамента (если они затрагивают вопросы, находящиеся
    в их компетенции) и проверяются на аутентичность группой государственного языка и информации (далее - ГГЯиИ).
  2. На руководителя подразделения, разработавшего проект приказа, возлагается персональная ответственность за качество исполнения и соблюдение приказа.
  3. Приказы начальника Департамента после подписания вносятся для регистрации, учета, рассылки и хранения:

по основной деятельности  -  в ГДО;
по личному составу административных государственных служащих -
в ОКР;
по личному составу (сотрудники органов гражданской защиты, гражданские служащих и военнослужащие) – на усмотрение руководства Департамента.

  1. Приказы регистрируются по категориям в ЕСЭДО
    и соответствующих журналах, по порядковой нумерации в пределах календарного года.
  2. Рассылка приказов осуществляется по ЕСЭДО в соответствии
    с листом рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. При отсутствии ЕСЭДО копии направляются на бумажном носителе с оттиском печати, либо по ведомственной электронной почте с уведомлением.

Приказы хранятся в специализированных сейфах и по окончании сроков хранения передаются в ведомственный архив.

10. Рассмотрение актов прокурорского реагирования

  1. Рассмотрение актов прокурорского реагирования, направленных в адрес Департамента, по поручению начальника Департамента или его заместителей осуществляется подразделением (-ями), в компетенцию, которой (-ых) входят вопросы, ставшие предметом акта прокурорского реагирования. Юридическая группа оказывает соответствующему (-им)
    подразделению (-ям) правовую и консультационную помощь.
  2. Подразделение (-я), которому (-ым) поручено рассмотрение акта прокурорского реагирования, в сроки установленные законодательством или актом прокурорского реагирования готовит (-ят) проект ответа в прокуратуру, принимает (-ют) иные меры, вытекающие из акта прокурорского реагирования.
  3. Подготовка окончательного проекта ответа в прокуратуру возлагается на подразделение, руководитель которого в резолюции начальника Департамента или заместителя начальника Департамента к акту прокурорского реагирования указан первым.
  4. Акты прокурорского реагирования и проекты ответов в прокуратуру в обязательном порядке рассматриваются на оперативном совещании у начальника Департамента или заместителя начальника Департамента, курирующего вопросы, ставшие предметом акта прокурорского реагирования.

11. Порядок контроля исполнения

  1. В Департаменте на контроль берутся следующие, в том числе секретные, документы (далее - контрольные документы):

1) постановления Правительства, протоколы заседаний Правительства, распоряжения Премьер-Министра, где имеются поручения Министерству, Комитету и которые входят в компетенцию Департамента;
2) поручения Министерства и Комитета во исполнение поручений (в том числе содержащиеся в протоколах совещаний и планах мероприятий) Президента, Премьер-Министра, руководителей Администрации Президента
и Канцелярии Премьер-Министра, Акима области, и его заместителей, которые входят в компетенцию Департамента, где указаны сроки исполнения или имеются указания о взятии на контроль, пометки «срочно», «доложить», «внести предложения», а также поручения, из содержания которых вытекает необходимость их постановки на контроль;
3) запросы депутатов всех уровней и областного маслихата входящие
в компетенцию Департамента;
4) акты прокурорского реагирования;
5) приказы, планы мероприятий Министерства и Комитета, решения Коллегии, оперативных и аппаратных совещаний при Министре, оперативных совещаний при заместителях Министра, директивные указания и поручения руководства Министерства, Комитета;
6) приказы, планы работы Департамента, решения оперативных и аппаратных совещаний при руководстве Департамента;
7) письма государственных органов, из содержания которых вытекает необходимость представления ответа, разъяснения, внесения предложений по тем или иным вопросам;
8) обращения физических и юридических лиц.

  1. Начальник Департамента осуществляет общее руководство и контроль за деятельностью Департамента, в том числе за своевременным и качественным исполнением контрольных документов.

Штаб, отвечает за организацию работы Департамента по выполнению поручений начальника, осуществляет контроль за соблюдением исполнительской дисциплины, обеспечивает эффективное взаимодействие его подразделений в целях своевременного исполнения контрольных документов, несет персональную ответственность перед начальником за организацию работы аппарата Департамента и исполнительскую дисциплину
в его подразделениях.

  1. Организация контроля исполнения планов (работ) мероприятий Министерства, Комитета, решений Коллегии, оперативных и аппаратных совещаний при Министре и его заместителях, председателе Комитета и его заместителях, директивных указаний и поручений руководства Министерства
    и Комитета возлагается на Штаб, если контроль не возложен на другие структурные подразделения или их руководителей.

Срок исполнения документа основному исполнителю определяется Штабом согласно резолюции руководства Департамента, на основании сроков, указанных Министерством, Комитетом.
Срок предоставления информации подразделениями-соисполнителями основному исполнителю определяется Штабом на 5 дней раньше установленного срока.

  1. Организация контроля исполнения депутатских, адвокатских обращений (запросов), а также за своевременным разрешением обращений физических и юридических лиц, возлагается на ГДО.
  2. Организацию контроля в подразделениях осуществляют первые руководители и их заместители.
  3. Ответственность за своевременное и качественное исполнение контрольных документов возлагается на первых руководителей подразделений, которым они направлены на исполнение.
  4. Контроль Штабом осуществляется путем:

1) истребования необходимой информации;
2) заслушивания и обсуждения отчетов и докладов об исполнении;
3) ревизии и иных форм документальной проверки;
4) проверки с выездом на место;
5) другими, не противоречащими законодательству, способами.

  1. Контроль производится на предмет:

1) своевременности и полноты исполнения;
2) соблюдения требований законодательства при исполнении.
В зависимости от срока исполнения контрольного документа в подразделения может направляться напоминание о нем, в том числе
по ЕСЭДО.

  1. Подразделения, ответственные за исполнение актов и поручений вышестоящих органов, имеющих среднесрочный и долгосрочный характер,
    в трехдневный срок составляют план организационных мероприятий
    по их реализации.
  2. Исполнение актов и поручений обеспечивается в сроки, указанные в них.

В случаях, если в поручениях со штампом «Бақылауға алынды», не установлены сроки, то они исполняются в месячный срок с внесением информации в соответствующий орган. В иных случаях информация представляется в соответствии с дополнительным запросом государственного органа в установленном порядке.

  1. Срыв установленных сроков исполнения контрольных документов и их некачественное исполнение являются дисциплинарными проступками. По фактам срыва сроков и/или некачественного исполнения контрольных документов приказами начальника Департамента в установленном законодательством порядке виновные должностные лица привлекаются к дисциплинарной ответственности.

Снятие с контроля контрольных документов, принятие решения об изменении сроков исполнения либо исполнителей осуществляются Штабом, по резолюции начальника Департамента либо его заместителей, в пределах их компетенции, на рапорте или служебной записке  соответствующего подразделения.

  1. Штаб к 5 числу месяца, следующего за отчетным кварталом, представляет начальнику Департамента информацию о состоянии исполнительской дисциплины и предложения по привлечению к ответственности конкретных должностных лиц Департамента, виновных в срыве сроков исполнения контрольных документов или их некачественном исполнении.
  2. Штаб и ГДО имеют право истребовать дополнительные сведения об исполнении контрольных документов.

Штаб осуществляет проверки состояния исполнительской дисциплины
в подразделениях. По выявленным фактам грубых нарушений требований настоящего Регламента и порядка исполнения контрольных документов вносить предложения начальнику Департамента и его заместителям
о привлечении виновных должностных лиц к дисциплинарной ответственности.

12. Организация служебных командировок

  1. Служебной командировкой (далее - командировка) является поездка сотрудника по распоряжению начальника Департамента или лица его замещающего на определенный срок для выполнения служебных обязанностей вне места его постоянной работы, а также направление сотрудника в другую местность на обучение, повышение квалификации или переподготовку.
  2. Выезды в командировки:

начальника Департамента осуществляется по согласованию
с председателем Комитета с указанием должностного лица, на которое возлагается исполнение его обязанностей;
сотрудников Департамента разрешаются приказом начальника Департамента или лица его замещающего.
Основаниями для выезда в командировки являются:
1) план служебных командировок Департамента;
2) указание руководства Министерства, Комитета, начальника Департамента или лица его замещающего;
3) инициативный рапорт руководителя подразделения на имя начальника Департамента или лица его замещающего, с обоснованием необходимости выезда в командировку, завизированный курирующим заместителем начальника Департамента.

  1. При выезде в командировку первого руководителя подразделения Департамента в инициативном рапорте указывается должностное лицо, на которое возлагается исполнение его обязанностей.
  2. Приказ на командировку оформляется на государственном и русском языках на бланках, которые имеют одинаковую силу.
  3. Проект приказа готовится отделом кадровой работы (далее - ОКР) либо Штабом или по поручению руководства Департамента другим структурным подразделением, не более 2-х раз в неделю.

Проект приказа на командировку визируется (согласовывается) заместителями начальника Департамента, Штабом, отделом (группой) финансового обеспечения, юридической группой, ГГЯиИ и при необходимости – дополнительно с ГЗГС (при выезде секретоносителя за пределы Республики Казахстан). Завизированный проект приказа с соответствующими приложениями не позднее, чем за три дня до выезда сотрудника
в командировку, вносится для подписания начальнику Департамента или лицу его замещающего.

  1. Подписанный приказ регистрируется в ЕСЭДО и журналах. Оригиналы приказов хранятся в ГДО.
  2. Срок командировки сотрудника (-ов) определяется начальником подразделения по согласованию с курирующим заместителем начальника Департамента, не превышает 30 суток без учета времени нахождения в пути,
    за исключением командировок за пределы Республики Казахстан, сроки которых устанавливаются в каждом конкретном случае, исходя из целей выезда, требований и условий принимающей стороны либо по согласованию
    с ней.
  3. Продление срока командировки осуществляется только после отчета сотрудника (-ов) о проделанной работе в командировке курирующему заместителю начальника Департамента, который при положительном решении ходатайствует об этом перед начальником Департамента или лицом его замещающим. Продление срока командировки производится приказом начальника Департамента или лица его замещающего.
  4. По результатам командировки сотрудник (и) обязан (ы) не более чем в 5-дневный срок со дня окончания командировки представить:

1) в Штаб справку-отчет по служебной командировке о результатах выполнения задания (инициативные предложения, выезжавшего сотрудника 
(-ов), направленные на улучшение служебной деятельности);
2) в подразделение финансового обеспечения - авансовый отчет
о фактических расходах денежных средств в командировке, с отметкой Штаба
о сдаче справки-отчета.

  1. Финансовым подразделением авансовый отчет сотрудников (-ов) принимается только при наличии на командировочном удостоверении отметки Штаба о сдаче им (ими) документов (справка, отчет).
  2. Основными организационными формами работы в командировках являются:

1) инспектирование (осуществляемые на плановой основе с учетом установленной периодичности их проведения и складывающейся оперативной обстановки);
2) комплексные выезды (осуществляемые для оказания практической помощи подразделениям гражданской защиты, имеющим низкие показатели по основным направлениям служебной деятельности или работающим в сложных условиях);
3) целевые выезды (осуществляются для решения вопросов по отдельным направлениям служебной, производственно-хозяйственной деятельности, проверки обращений физических и юридических лиц, критических выступлений в средствах массовой информации, в порядке контроля за состоянием законности, выполнением приказов Департамента, изучения организаторской деятельности руководителей, участия в работе оперативных совещаний, семинаров-совещанийи других мероприятий, а также в иных случаях по решению руководства Департамента).

  1. Основными организационными формами работы в командировках за пределами Республики Казахстан являются:

1) разработка и реализация планов и программ международного сотрудничества по вопросам, входящим в компетенцию подразделения;

  1. участие в научно-практических конференциях, круглых столах, семинарах, курсах подготовки, переподготовки и повышения квалификации, проводимых зарубежными службами по чрезвычайным ситуациям, правоохранительными органами и международными организациями;
  2. участие в учениях;
  3. участие в ознакомительных визитах и встречах, изучение опыта деятельности компетентных органов зарубежных стран, международных организаций в сфере гражданской защиты.
  4. Целевые выезды осуществляются в зависимости от складывающейся обстановки для контроля и оказания помощи по отдельным направлениям деятельности.
  5. Выезжающему (-им) в командировку сотруднику (-ам) руководством подразделения составляется план-задание, которое после утверждения курирующим заместителем начальника Департамента является основанием для подготовки проекта приказа о командировании сотрудника, за исключением командировок за пределы Республики Казахстан и по международным вопросам в пределах страны.
  6. Основной формой подготовки сотрудников, направляемых в командировки, является самостоятельная подготовка по индивидуальному плану с учетом поставленных перед ним целей и задач, уровня его знаний и профессиональной подготовки.
  7. Проведение инструктажа командируемого сотрудника, а также контроль за его деятельностью в командировке, возлагается на руководителя подразделения, а при командировании за пределы Республики Казахстан и по международным вопросам в пределах страны - также на отдел кадровой работы, группы собственной безопасности и защиты государственных секретов.
  8. Сотрудник, направляемый в командировку, имеет при себе командировочное удостоверение установленного образца, подписанное начальником Департамента или курирующим заместителем начальника Департамента.

         При необходимости сотрудник при себе должен иметь справку о допуске к государственным секретам установленной формы согласно законодательства Республики Казахстан.
Командировочное удостоверение заверяется гербовой печатью и регистрируется в журнале учета и регистрации командировок.

  1. В командировочном удостоверении сотрудника ставится отметка
    о прибытии в пункт командировки и убытии из него, заверенная печатью.

В командировочных удостоверениях сотрудников, командируемых за пределы Республики Казахстан, отметка о прибытии в пункт командировки и убытии из него может не проставляться. В этих случаях к командировочному удостоверению прикладываются проездные документы и копии страниц паспорта с отметкой о прохождении паспортного контроля в государстве командирования.
В тех случаях, когда сотрудник командируется в несколько пунктов, он делает отметку о прибытии и убытии по каждому пункту командировки,
в котором находился.

  1. По окончании командировки за пределы Республики Казахстан и по международным вопросам в пределах страны в Штаб представляется подробный отчет о результатах командировки, в ГЗГС в течение трех рабочих дней - справка-опросник установленной формы.
  2. По командировкам, связанным с проведением проверок режима секретности в Штаб представляется отчет о результатах командировки без раскрытия сведений о проверке.

Проведение внеплановых семинаров-совещаний возможно только с разрешения начальника Департамента.

  1. Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного сотрудника, а днем приезда - день прибытия указанного транспорта в место постоянной работы командированного сотрудника.
  2. Порядок расчета при командировках и их оплаты осуществляется в соответствии с Правилами о служебных командировках в пределах Республики Казахстан работников государственных учреждений, содержащихся за счет средств государственного бюджета, а также депутатов Парламента Республики Казахстан, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 22 сентября 2000 года № 1428.
  3. Выезд руководства Департамента в заграничные служебные командировки по вопросам служебной деятельности (семинары, тренинги, курсы повышения квалификации, групповые выезды в рамках обмена опытом, рабочие встречи, официальные приглашения международных организаций, ноты посольств и др.) независимо от источников финансирования осуществляется на основании приказа Министра.
  4. Выезд сотрудников Департамента в заграничные служебные командировки, осуществляется после согласования с Комитетом на основании приказа начальника Департамента.

13. Организационное обеспечение международного сотрудничества

148. Департамент в соответствии с законодательством и в рамках своей компетенции осуществляет международное сотрудничество, участвует в реализации межгосударственных и межправительственных договоров, межгосударственных планов и программ, рассматривает обращения должностных лиц иностранных государств, аккредитованных в Республике Казахстан, международных организаций, участвует в международных совещаниях, организует прием иностранных делегаций.
149. В сфере организации международного сотрудничества Департамент:
1) в пределах своей компетенции определяет приоритетные направления сотрудничества с органами гражданской защиты сопредельных государств;
2) в пределах своей компетенции обеспечивает учет интересов подразделений гражданской защиты в законодательных и иных нормативных правовых актах, регламентирующих международные отношения;
3) обеспечивает в пределах своей компетенции исполнение ведомственных механизмов правового регулирования международного сотрудничества;
4) в пределах компетенции осуществляет контроль за выполнением международных обязательств и реализацией мероприятий, вытекающих из международных договоров.
150. Структурные подразделения Департамента, его подведомственные и территориальные подразделения в рамках своей компетенции представляют
в Штаб в установленные сроки, а также в соответствии с поручениями руководства Департамента и запросами Штаба, информацию об исполнении совместных планов работы с органами гражданской защиты сопредельных государств.
151. Обмен письмами и информационными сообщениями Департамента с органами гражданской защиты и иными органами иностранных государств может осуществляться только в случаях, когда это предусмотрено международными договорами, в соответствии с национальным законодательством.
При необходимости обмена информацией или установления контактов
с органами гражданской защиты и иными органами иностранных государств
в отсутствие международных договоров, они могут осуществляться исключительно с разрешения руководства Комитета через Штаб и по согласованию с Министерством иностранных дел.
152. Документы, в которых содержатся совершенно секретные
и секретные сведения, изделия, а также техническая документация передается за границу в соответствии со статьёй 27 Закона Республики Казахстан
«О государственных секретах».
153. При обращении в Департамент представителей зарубежных органов гражданской защиты и других органов, международных организаций, а также должностных лиц иностранных государств, аккредитованных в Республике Казахстан, о сути и содержании поступивших документов в обязательном порядке, в сроки, позволяющие своевременно доложить об этом руководству Комитета. Не допускается установление контактов с органами гражданской защиты и иными органами иностранных государств, а также подготовка
каких-либо международных документов, без решения руководства Комитета.
154. Прием в Департаменте представителей дипломатических и консульских представительств, международных организаций, должностных лиц иностранных государств, аккредитованных в Республике Казахстан, осуществляется в соответствии с признанными международными нормами и Государственным протоколом Республики Казахстан, утвержденным
Указом Президента Республики Казахстан от 12 октября 2006 года № 201.
Решение о приеме в Департаменте иностранных представителей принимается исключительно начальником Департамента либо лицом его замещающим.
Заместители начальника Департамента и руководители структурных подразделений Департамента могут принимать иностранных представителей только по согласованию с начальником Департамента или лицом его замещающим.
155. О предстоящих встречах с иностранными представителями и их визитах в Департамент, Штаб не позднее, чем за семь суток, информирует Комитет и ГЗГС. При этом руководители структурных подразделений Департамента, организующие встречу, обязаны представить в ГЗГС сведения о:
1) персональном составе делегации (группы) иностранцев, объеме
и характере информации, с которой они будут ознакомлены или которая будет передана им;
2) цели приема иностранцев, объеме и характере информации, с которой они будут ознакомлены или которая будет передана им;
3) перечне отделов, лабораторий, цехов, участков и других подразделений, которые будут посещать иностранцы;
4) данные о лицах, выделяемых для работы с иностранцами;
5) маршрут передвижения иностранцев по территории Департамента;
6) порядок встречи, сопровождения и проводов иностранцев.
Сотрудники, ответственные за подготовку встреч с иностранцами, не позднее чем в двухдневный срок после проведения встречи с иностранцами, представляют материалы в ГЗГС.
156. Протокольное обеспечение встреч начальника Департамента или лица его замещающего, а также заместителей начальника Департамента от лица Департамента, с иностранными представителями осуществляет Штаб.
Протокольное обеспечение встреч заместителей начальника Департамента и руководителей структурных подразделений Департамента с иностранными представителями по конкретным направлениям деятельности Департамента осуществляют заинтересованные структурные подразделения Департамента по согласованию со Штабом.
157. По результатам приемов и встреч производится запись беседы с иностранцами. Материалы по организации встречи и запись беседы с иностранцами структурным подразделением Департамента, организующим встречу, представляются в ГЗГС, в Штаб и в Комитет.
158. Запрещается принятие структурными, подведомственными
и территориальными  подразделениями Департамента самостоятельных решений - о приглашении иностранных представителей, проведении встреч
и переговоров с иностранными делегациями.
159. Самостоятельное посещение личным составом посольств, дипломатических представительств, должностных лиц иностранных государств и международных организаций, встречи с их представителями без разрешения руководства Комитета (Министерства) запрещаются.
Работа с иностранными гражданами, представителями дипломатических и консульских представительств, международных организаций и должностных лиц иностранных государств, аккредитованных в Республике Казахстан, допускается в пределах компетенции подразделений и сотрудников в случаях, когда это предусмотрено законодательством.

14. Распорядок работы

160. Продолжительность рабочего времени устанавливается в соответствии с Трудовым кодексом Республики Казахстан.
161. В случае оперативной или служебной необходимости сотрудники подразделений гражданской защиты и военнослужащие могут привлекаться
к выполнению служебных обязанностей сверх установленного времени, а также в ночное время, в выходные и праздничные дни в соответствии с требованиями пункта 3 статьи 40 Закона Республики Казахстан «О правоохранительной службы» и Уставом внутренней службы Вооруженных сил, других войск
и воинских формирований Республики Казахстан, утвержденный Указом Президента Республики Казахстан от 5 июля 2007 года № 364.
162. Руководители структурных подразделений аппарата Департамента, его подведомственных учреждений и территориальных подразделений постоянно осуществляют контроль за своевременным прибытием (убытием)
и нахождением сотрудников на рабочих местах.

15. Заключительные положения

163. Заместители начальника Департамента и Штаб осуществляют контроль за строгим соблюдением требований настоящего Регламента
За нарушение настоящего Регламента должностные лица Департамента, его подразделений несут дисциплинарную ответственность.

 

Дата создания / изменения страницы: 2013-07-10 08:54 / 2018-01-22 16:17